Wat is een balans?

De balans

Een financiële balans is een overzicht van de bezittingen (activa), de schulden en het eigen vermogen (passiva) van jouw onderneming. We hebben hieronder een voorbeeld balans opgenomen uit Vixum.

Een balans bestaat uit twee delen die met elkaar in evenwicht zijn, namelijk de activa en de passiva.

Wat is activa en passiva? Activa staat hierboven links opgenomen en de passiva staat hierboven rechts opgenomen. Op de activazijde van de balans staan al je bezittingen. Op de passivazijde van de balans welke middelen je hebt gebruikt om de activa mee te financieren. De passivazijde bestaat uit twee delen:

• Het eigen vermogen: dit is de schuld van jouw onderneming aan jou als eigenaar;
• Het vreemd vermogen: dit bestaat uit langlopende schulden en kortlopende schulden en is de schuld van jouw onderneming aan derden.

Maar wat zijn activa en passiva nu eigenlijk precies? We leggen het hieronder graag verder uit. We leggen de werking van balansposten middels voorbeelden uit. In sommige voorbeelden gebruiken we boekingen (journaalposten) zodat je kan zien dat een balans altijd in evenwicht is (de activa en passiva is altijd hetzelfde bedrag). Je hoeft dit niet uit je hoofd te leren of zelf te kunnen. Vixum maakt (op de achtergrond) deze boekingen automatisch voor jou zonder dat jij iets hoeft te doen. Boekhoudkundig ontzorgen noemen wij dat.

Wat is activa?

Activa zijn dus alle bezittingen van jouw onderneming. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vaste activa en vlottende activa.

Onder vaste activa vallen vaste bezittingen en gaan langer dan één jaar mee. Onder vlottende activa worden de bezittingen opgenomen welke over het algemeen binnen één jaar in geld om te zetten zijn zoals voorraden en debiteuren. Het banktegoed van jouw onderneming valt onder liquide middelen.

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa vallen onder de vaste activa van jouw onderneming. Materiële vaste activa zijn fysieke middelen die een waarde vertegenwoordigen voor jouw onderneming zoals inventaris (inrichting kantoor, hardware) en auto’s.

Voorbeeld

Je bent een btw-plichtige zzp’er en koopt een auto van € 36.300 inclusief btw. Je registreert de aankoopfactuur in de administratie als investering. Het aankoopbedrag van de auto zonder btw (€ 30.000) wordt opgenomen onder de materiële vaste activa. De volgende boeking wordt gemaakt in Vixum:

Materiële vaste activa € 30.000

Btw vordering € 6.300

Aan Crediteuren € 36.300

Door deze journaalpost ziet jouw balans er dan zo uit, de balans is in evenwicht oftewel, de activa en passiva zijde zijn gelijk aan elkaar (allebei is het € 36.300).

Jouw materiële vaste activa gaat met € 30.000 omhoog, want door de aankoop is deze auto nu van jouw onderneming. De vooruitbetaalde btw op de aankoopfactuur (€ 6.300) is een vordering op de Belastingdienst (voorbelasting op jouw aangifte voor de omzetbelasting) en is een vlottende activa, c.q. binnen één jaar krijgt jouw onderneming dit bedrag van de Belastingdienst terug in geld. De passiva geeft aan welke middelen je hebt gebruikt om de activa mee te financieren en in dit geval is dat de schuld aan de autodealer zijnde het factuurbedrag van € 36.300. De kortlopende schuld aan de autodealer wordt als crediteur verantwoord aan de passiva zijde ervan uit gaande dat jouw onderneming de factuur binnen één jaar zal betalen.

Op materiële vaste activa hoort jouw onderneming af te schrijven, zo stelt de Belastingdienst. Dit houdt in dat je steeds een deel van jouw bezittingen als afschrijvingskosten neemt, omdat jouw onderneming gebruikt maakt van de materiële vaste activa waardoor deze minder waard wordt. Stel de verwachting is dat je 5 jaar in de zakelijke auto rijdt en daarna deze verkoopt. Je schat in dat je over 5 jaar de auto verkoopt voor € 10.000 (dit is de restwaarde). De komende 5 jaar ga je elk jaar over de investering (verminderd met de restwaarde) afschrijven. In dit voorbeeld schrijf je € 4.000 per jaar af ((€30.000 -/- € 10.000)/ 5 jaar). Deze afschrijvingskosten zijn zakelijke kosten voor jouw onderneming.

Vind je dit ingewikkeld? Geen nood. In Vixum scan je de aankoopfactuur in. Het bedrag inclusief btw, de btw en exclusief btw worden al voor je door Vixum ingevuld. Jij selecteert bij kostensoort ‘investering’ en vult de afschrijvingsperiode, restwaarde en aanschafdatum in. Vixum boekt voor jou de investeringen en de komende 5 jaar jaarlijks de afschrijvingskosten. Jij hebt hier geen omkijken naar.

Voorraden

Sommige zzp’ers hebben voorraden. De voorraad is een hoeveelheid goederen welke je bezit om te verkopen aan klanten.

Stel je bent een btw-plichtige zzp’er en koopt kleding in (om later te verkopen) voor € 6.050 inclusief btw. Je registreert de aankoopfactuur in de administratie als voorraad. Het aankoopbedrag van de voorraad zonder btw (€ 5.000) wordt opgenomen onder de voorraden. De volgende boeking wordt gemaakt in Vixum:

Voorraden € 5.000

Btw vordering € 1.050

Aan Crediteuren € 6.050

Door deze journaalpost ziet jouw balans er dan zo uit, de balans is in evenwicht oftewel, de activa en passiva zijde zijn gelijk aan elkaar (allebei is het € 6.050):

Stel je verkoopt alle kleding in één keer tegen € 18.150 inclusief btw. Je boekt de verkoopfactuur in je administratie. Het verkoopbedrag zonder btw (€ 15.000) wordt van de voorraad gehaald. De volgende automatische boeking wordt in Vixum gemaakt:

Debiteuren € 18.150

Aan Btw schuld € 3.150

Aan Omzet € 15.000

En

Kostprijs van de omzet € 5.000

Aan Voorraden € 5.000

De opbrengsten en kostprijs van de omzet zijn onderdeel van de resultatenrekening. Lees hier meer over de resultatenrekening. In Vixum worden bovenstaande boekingen automatisch voor je gemaakt. In- en verkoop je goederen dan is een goed voorraadbeheer belangrijk. Vixum Pro heeft een handige voorraadmodule, specifiek ontwikkelt voor de zzp’er die in goederen handelt.

Debiteuren

Een debiteur is een (rechts)persoon die een verplichting heeft aan de onderneming, oftewel: een debiteur is een klant die nog moet betalen, doordat jij een dienst of goederen hebt geleverd aan de klant.

In het voorbeeld onder ‘voorraden’ ontstaat dus een debiteurensaldo, doordat de klant nog moet betalen voor de kleren die hij heeft gekocht.

Voorbeeld:

Je bent freelancer en je hebt een opdracht voor een klant uitgevoerd. Je hebt 50 uur gewerkt. Je uurtarief is € 80 per uur exclusief btw. Je bent btw-plichtig. Aan het eind van de opdracht factureer je de gewerkte uren aan de klant. De volgende boeking wordt automatisch in Vixum gemaakt:

Debiteuren € 4.840

Aan Btw schuld € 840

Aan Opbrengsten (50 uur * € 80 per uur) € 4.000

In Vixum registreer je de gewerkte uren in jouw agenda. Je selecteert de gewerkte uren en factureert deze vervolgens aan de klant. De bovenstaande boeking wordt automatisch voor je in Vixum gemaakt. Wanneer het geld per bank is ontvangen, dan matcht Vixum de bankontvangst met de juiste openstaande debiteur en boekt automatisch het debiteurensaldo af.

Liquide middelen

Liquide middelen zijn de bank- en kastegoeden van de onderneming. De meeste zzp’ers vinden dit de belangrijkste balanspost. Je ziet hier namelijk het geldsaldo van je zakelijke rekening(en). De boekingen worden automatisch gemaakt bij het koppelen van de bankmutaties

Wat is passiva?

Tegenover alle bezittingen (activa) staan schulden van een onderneming. Dit zijn passiva. De schulden van de onderneming bestaat uit schulden aan de eigenaren van het bedrijf (het eigen vermogen) en schulden aan derden (de lang- en kortlopende schulden).

Eigen vermogen

Veel zzp’ers vinden het vreemd dat het eigen vermogen een soort schuld is van de onderneming aan de eigenaar van de onderneming. We leggen met onderstaand voorbeeld uit wat het eigen vermogen is.

Stel, je heb in het jaar winst gemaakt met de onderneming, bijvoorbeeld € 50.000. Deze winst staat onder “Resultaat boekjaar” en is onderdeel van het eigen vermogen. Jij bent de eigenaar van deze onderneming. De winst is dus voor jou bestemd. De onderneming heeft dus een schuld van € 50.000 aan jou. Jij bent eigenaar dus het is jouw eigen vermogen wat de onderneming bezit. Je kan dus het best zeggen dat het eigen vermogen een rekening-courant positie is tussen jou en je onderneming (zoals je een rekening-courant positie met de bank hebt).

De volgende boeking wordt automatisch in Vixum gemaakt:

Resultaat boekjaar (winst- en verliesrekening) € 50.000

Aan Resultaat boekjaar (balans) € 50.000

Waarom worden privé onttrekkingen of privé stortingen in het eigen vermogen verantwoord?

Heb je een eenmanszaak, ben je zzp’er of freelancer? Dan wordt een privé onttrekking of privé storting in het eigen vermogen geboekt. Neem weer in gedachte dat het eigen vermogen een rekening-courant positie is tussen jou en je onderneming. Bij een privé onttrekking geeft de onderneming jou geld. De onderneming krijgt dan een vordering op jou cq de schuld van de onderneming aan jou wordt lager. Het eigen vermogen van de onderneming daalt. Bij een privé storting wordt de schuld van de onderneming aan jou hoger. Het eigen vermogen van de onderneming neemt toe, want jij hebt geld aan de onderneming gegeven.

Wat is dan het belastbaar eigen vermogen?

Het belastbaar eigen vermogen is de vermogenstoename van de onderneming waar jij als zzp’er inkomstenbelasting over moet betalen. Met andere woorden, dit is het belastbaar inkomen uit de onderneming waarover je inkomstenbelasting betaald.

Voorbeeld

Op 1 januari is het eigen vermogen van je eenmanszaak € 10.000 en op 31 december van het jaar is het eigen vermogen € 23.000. Het eigen vermogen is met € 13.000 toegenomen. Is deze toename dan het belastbaar eigen vermogen. Meestal niet. Je moet namelijk inzicht krijgen hoe deze vermogenstoename is ontstaan.

Stel, in dit voorbeeld heb je € 50.000 winst gemaakt. Gedurende het jaar heb maandelijks € 3.500 als een soort loon aan jezelf uitbetaald (dus € 42.000 op jaarbasis). Aan het begin van het jaar had je onderneming geld nodig en heb je € 5.000 vanuit privé aan de onderneming betaald.

Het belastbaar inkomen uit je onderneming is dus de winst uit de onderneming (in dit voorbeeld: € 50.000) en niet de mutatie van het eigen vermogen. De winst uit de onderneming is gelijk aan het resultaat opgenomen in de winst- en verliesrekening.

Vreemd vermogen

Het vreemd vermogen van een onderneming zijn de verplichtingen of schulden die een onderneming heeft. Het gaat dan om geld dat je onderneming (terug) moet betalen voor ontvangen leningen (aan schuldeisers) en geleverde goederen en diensten (leveranciers/crediteuren).

Langlopende schulden zijn verplichtingen wie je over een periode langer dan één jaar terug dient te betalen. Heb je een lening van de bank ontvangen dan zal je deze lening als een langlopende schuld ontvangen. Veel zzp’ers zullen hiervan echter weinig tot geen gebruik van maken.

Kortlopende schulden zijn verplichtingen die je binnen één jaar terug dient te betalen. In Vixum bestaan de kortlopende schulden uit crediteuren, te koppelen banktransacties en de overlopende btw-positie.

Crediteuren

Een crediteur is een leverancier aan wie de onderneming nog geld moet betalen voor geleverde goederen (of nog te leveren) goederen en diensten. Deze schuld aan de leverancier ontstaat op het moment dat je de inkoopfactuur vast legt.

Voorbeeld:

Je onderneming ontvangt maandelijks een telefoonrekening van € 60,50 inclusief btw (€ 50 exclusief btw). Bij het boeken van de inkoopfactuur in Vixum wordt automatisch de volgende boeking gemaakt:

Kantoorkosten € 50,00

Btw vordering € 10,50

Aan Crediteuren € 60,50

Te koppelen banktransacties

Op het moment dat je de inkoopfactuur hebt betaald (en gekoppeld hebt aan de bankbetaling) wordt de crediteurenschuld afgeboekt. Zie bij ‘Materiële vaste activa’ en ‘Voorraden’ hoe een crediteurenpositie ontstaat bij de aankoop van een vast actief (bijv. een auto) of de aankoop van handelsgoederen.

In Vixum kan je een koppeling met je zakelijke bankrekening maken. Jouw bankafschriften worden dan automatisch verwerkt in Vixum. Indien een bankontvangst of bankbetaling niet automatisch kan worden gekoppeld met een inkoop- en verkoopfactuur, dan wordt de banktransactie ‘tijdelijke geparkeerd’ op de rekening ‘te koppelen banktransacties’.

Is er geen saldo op ‘te koppelen banktransacties’, dan weet je dat alle bankmutaties in je administratie zijn verwerkt. Staat er een saldo? Kijk dan waarop de bankmutatie betrekking heeft en koppel deze aan de juiste inkoop- of verkoopfactuur.

Btw

De termen btw en omzetbelasting horen bij elkaar. Bij iedere inkoopfactuur en verkoopfactuur wordt btw geboekt (als je btw-plichtig bent) in Vixum. Vixum houdt de btw bedragen bij die je in de aangifte van de omzetbelasting aan de Belastingdienst moet invullen. Je hebt de volgende onderdelen in de aangifte:

• Omzetbelasting: bij de verkoopfacturen heb je btw ontvangen van jouw klanten over de gemaakte omzet. Dit bedrag vul je in bij de “omzetbelasting” bij de aangifte en moet je dus betalen aan de Belastingdienst, oftewel in Vixum: af te dragen btw (btw schuld).
• Voorbelasting: je betaalt btw aan jouw leveranciers. Deze btw kan je terugvragen aan de Belastingdienst onder de “voorbelasting” in de aangifte. Dit bedrag krijg je dus terug van de Belastingdienst, oftewel in Vixum: te vorderen btw (btw vordering).

Het saldo van de af te dragen btw en terug te vorderen btw wordt gesaldeerd weergegeven in Vixum. Dit is het saldo wat je met de Belastingdienst aan btw gaat verrekenen. Dit kan een te vorderen bedrag zijn als je meer hebt gekocht dan omzet hebt gemaakt, maar dit kan ook een te betalen bedrag zijn als je meer omzet hebt gemaakt dan dat je goederen en diensten hebt ingekocht.