Op welke kostensoort moet ik een inkoopfactuur boeken?
Waarom zoveel kostensoorten?
In veel boekhoudpakketten kun je kiezen uit honderden verschillende kostensoorten. In Vixum heb je maximaal 12 kostensoorten. Hoe kan dat? Veel boekhoudpakketten zijn ingericht voor ondernemingen zoals bv’s, vof’s, stichtingen, verenigingen en o ja ook door zzp’ers. Deze boekhoudpakketten moeten dus voldoen aan alle vereisten per soort ondernemer en bevatten hiervoor veel onnodige gegevens voor jouw als zzp’er. Vixum is uitsluitend bedoeld voor zzp’ers en bevat alleen gegevens die voor de zzp’er relevant is. Jaarlijks dient je als zzp’er je inkomstenbelasting in te vullen bestaande uit o.a. een balans en resultatenrekening. Wij hebben dit als basis voor de administratie gehanteerd zodat jij alleen relevante kostensoorten hebt maar wel het benodigde inzicht behoud en eenvoudig je inkomstenbelasting kan doen.
Welke kostensoorten kent Vixum?
Vixum kent dus maar 12 kostensoorten waarop je een factuur kan boeken. In onderstaande beslisboom helpt je om een keuze te maken waarop je de kosten boekt. De beslisboom maakt een onderscheidt tussen zzp’ers die alleen diensten levert en een zzp’er die (ook) goederen levert. Onder aan de beslisboom leggen we de stappen en geven we een definitie per kostensoort.
Je bent een zzp’er die alleen diensten levert
De stappen die je doorloopt zijn hieronder toegelicht:
- Uitgaven gemaakt voor privé, zijn geen zakelijke kosten. Je dient deze kosten als privé onttrekkingen te boeken.
- Alle uitgaven wat langer dan één jaar meegaat zijn investeringen en de rest zijn kosten. In het vervolg van het artikel leggen we uit wat een investering inhoudt.
- Er is één uitzondering op punt 2. Alle investeringen onder de € 450,- (exclusief btw) dienen als kosten te worden geboekt.
- Uitgaven die direct betrekking hebben op een dienst die je hebt geleverd boek je als ‘inkoopkosten’ alle ander uitgaven zijn indirecte kosten. De verschillende soorten indirecte kosten worden hieronder nader uiteengezet.
Je bent een zzp’er die ook goederen levert
De uitgaven hebben betrekking op goederen die je doorverkoopt. Deze uitgaven worden geboekt als voorraad. Op het moment dat je deze producten verkoopt worden de verkochte goederen van de voorraad afgeboekt. Let op: voor het gebruik van een voorraadadministratie in Vixum, dien je gebruik te maken van een Vixum Pro abonnement.
Wat houdt elke kostensoort in?
De definities per kostensoort zijn als volgt:
| Kostensoort | Definitie |
| Kantoorkosten | Kosten voor de aanschaf van klein inventaris (€ 450) en andere kantoorbenodigdheden, telefoonkosten, abonnementen, contributies en portokosten en andere soortgelijke kosten, |
| Huisvestingskosten | Kosten voor huur, lease onderhoud, reparatie, gas, water en licht, schoonmaak, gemeentelijke belastingen, milieuheffingen, verzekeringen en andere soortgelijke kosten van gebouwen (en terreinen). |
| Auto- en transportkosten | Kosten voor lease, reparatie, onderhoud, brandstof, belastingen, verzekeringen en andere soortgelijke kosten van de bedrijfsauto of -bus. Let op: als je je eigen auto zakelijk gebuikt dan behoort de auto tot je privévermogen. De autokosten zijn dan voor rekening van je privévermogen en kunnen dan niet als zakelijke kosten worden verantwoord. |
| Personeelskosten | Loonkosten, sociale verzekeringen, pensioenlasten en overige personeelskosten en inhuurkosten van derden die voor jouw werken. Het uitbetalen van een salaris aan jezelf (als zzp’er) is geen salarisbetaling, maar een privéopname van je zakelijke rekening. De kans is daarom beperkt dat je als zzp’er te maken hebt met kosten vallend personeelskosten. |
| Verkoopkosten | Kosten voor reclame, beurzen, advertenties, reizen, hotels en andere soortgelijke kosten. |
| Representatiekosten | Kosten voor een zakelijke lunch of diner (mits de producten uit de supermarkt komen) en bedrijfskosten (mits wordt voldaan aan het aantal voorwaarden). De kosten van een relatiegeschenk, de kosten voor een feest, receptie of evenement zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Je boekt deze wel als kosten, maar in de inkomstenbelasting geef je aan welk deel niet fiscaal aftrekbaar is. Een zakelijk lunch of diner in een horecagelegenheid is zijn zakelijke kosten. Representatiekosten zijn vaak deels aftrekbaar omdat dit vaak ook een privékarakter heeft. Dit maakt het lastig. De Belastingdienst kent twee regelingen die je als zzp’er kan toepassing:
|
| Algemene kosten | Kosten voor je website, opleiding, adviseur, bank en andere soortgelijke kosten. |
| Overige kosten | Er is eigenlijk geen onderverdeling tussen algemene en overige kosten. Gebruik daarom zoveel mogelijk algemene kosten voor kosten dien buiten de andere kostensoorten vallen. |
| Inkoopkosten | Kosten die samenhangen met de ingekochte goederen (zoals transportkosten), voor zover deze goederen ook daadwerkelijk verkocht zijn maar ook van de inkoopkosten van uitbesteed werk. Bijvoorbeeld: de verf van een schilder of het inhuren van derden. |
| Investeringen | Alle uitgaven wat langer dan één jaar meegaat en boven de € 450 exclusief btw zijn. |
| Privé onttrekkingen | Uitgaven die je uit je ondernemingsvermogen hebt betaald voor jezelf of goederen die je uit je onderneming haalt voor privé gebruik. |
| Voorraad | Aangekochte goederen en producten die je verkocht (of gebruikt worden productieproces, al is dit laatste bijna nooit van toepassing op een zzp’er) |
Wat is het verschil tussen een investering en kosten?
Het is eigenlijk heel simpel. Alles wat langer dan één jaar meegaat zijn investeringen en de rest zijn kosten. Hierbij is één uitzondering vanuit de Belastingdienst. Alle investeringen onder de € 450,- (exclusief btw) dienen als kosten te worden geboekt. Een auto of laptop is meestal een investering, terwijl de aanschaf van een muis voor je laptop als kosten moet worden verwerkt in je administratie.
Bij een investering wordt het aanschafbedrag verdeeld over meerdere jaren zodat de kosten worden verspreid in de tijd dat de investering wordt gebruikt. Dit heeft afschrijven. Je koopt bijvoorbeeld een laptop van € 1.250,- exclusief btw. Er wordt eenmalig € 1.250,- geïnvesteerd. De laptop wordt in 5 jaar afgeschreven, dus wordt er elk jaar € 250,- aan afschrijvingskosten geboekt. Moeilijk? Geen zorgen, in Vixum worden investeringen automatisch afgeschreven, dus jij hoeft niets te doen.