Vixum heeft een geïntegreerde agenda, welke is gekoppeld met de opdrachten, facturatie en urenregistratie. Het is ook mogelijk om je agenda te koppelen met de Google, Apple of Outlook agenda.
Voor het inplannen van een afspraak ga je naar ‘Dashboard’ en vervolgens naar ‘+Afspraak’. Je kan zowel eenmalige als terugkerende klantafspraken en interne taken inplannen. We leggen hieronder eerst het verschil uit tussen klant afspraken en interne taken. Vervolgens wordt uitgelegd hoe je een eenmalige en een terugkerende afspraak maakt.
In Vixum wordt een onderscheidt gemaakt tussen ‘Klant’ en ‘Intern’
Klant: De afspraken met je klant leg je vast onder ‘Klant’. Aan deze afspraken zal een opdracht ten grondslag liggen. De werkelijke uren zal je, eventueel als onderdeel van een vaste prijs, in rekening brengen bij je klant. Vixum start (op de achtergrond) een workflow op zodat je achteraf deze uren eenvoudig kan factureren aan je klant.
Alle gemaakte uren worden opgenomen in je urenregistratie.
Intern: De interne taken voor je bedrijf (zoals het voeren van je administratie, het inrichten en onderhouden van de website en marketing) letten mee voor je 1.225 urencriterium en worden daarom opgenomen in je urenregistratie. Het is daarom belangrijk om deze ook in je agenda vast te leggen. Je selecteert bij soort afspraak dan ‘Interne (niet declarabele) werkzaamheden’.
Ter voorkoming dat je naast een zakelijke agenda ook een privé agenda bij moet houden. Kan je ook je privé afspraken in het Vixum agenda vastleggen. Je selecteert bij interne afspraak dan ‘Privé afspraak’. Deze uren worden vanzelfsprekend niet meegenomen in de urenregistratie.
De eenmalige afspraken afstemmen legt je als volgt vast:
Als je klik op ‘Geavanceerd’, dan krijg je een aantal (optionele) velden, zoals Locatie en Interne notities. Je krijgt ook een veld met de soort afspraak. Bij een eenmalige afspraak selecteer je ‘Eenmalig’.
In Vixum heb je ook de mogelijkheid om terugkerende afspraken in één keer in te plannen. Dit werkt heel eenvoudig en bespaar tijd. Je doet dezelfde stappen als beschreven bij ‘Eenmalige afspraak’ en maar je selecteert nu in het veld soort afspraak ‘Terugkerend’.
Je hebt nu een aantal extra dynamische mogelijkheden:
De urenregistratie gaat over de werkelijke gemaakte uren (en niet over de geplande uren). Dagelijks krijg je onder ‘Dashboard’ een overzicht van de geplande afspraken en uren te zien. De werkelijke uren zijn op basis van de geplande uren ingevuld, evenals de declarabele uren (mits het een klant afspraak betreft).
De goedgekeurde gewerkte uren voor klant afspraken en interne taken worden in de urenregistratie opgenomen. De declarabele uren worden klaargezet om gefactureerd te worden.
Ga naar ‘Geavanceerd’ en vervolgens ‘Urenrapport’ om een overzicht te hebben van de gewerkte en declarabel uren.
Je Vixum agenda kan je koppelen met de Google, Apple of Outlook agenda. Klik op de agenda die je wilt koppelen om te lezen hoe dit in z'n werk gaat.
