Aan de slag met Vixum

Voor een goede inrichting van de administratie is het belangrijk om een aantal basisgegevens in te vullen onder ‘Instellingen’ (rechtsboven van je scherm). Je kan deze gegevens altijd later aanpassen of aanvullen. Hieronder wordt het doel per groep van gegevens en het doel per veld uiteengezet.

Algemene gegevens

Onder de algemene gegevens leg je de gegevens van je bedrijf vast. Deze gegevens worden ook opgenomen op je verkoopfactuur.

Bedrijfsnaam, kvk-nummer, adres, huisnummer, postcode, plaats, telefoonnummer en emailadres: dit zijn je algemene bedrijfsgegevens.
Btw-plichtig: (Keuze: Ja/Nee): Geef aan of je btw-plichtig bent. Wanneer ben je volgens de Belastingdienst als ondernemer btw-plichtig? Zie deze link naar onze kennisbank.
Btw-nummer: Het btw-nummer ontvang je van de Belastingdienst en heeft voor iedereen dezelfde opzet (beginnend met NL gevolgd door 9 cijfers, hoofdletter 'B' en twee controlegetallen (meestal 01)). Om te voorkomen dat je een verkeerd btw-nummer op je factuur vermeldt, hebben we hier een check voor je ingebouwd. Een voorbeeld van een Nederlands btw nummer is NL123456789B01.
Periode btw-aangifte: Je dient als onderneming maandelijks, per kwartaal of jaarlijks btw aangifte te doen. Meestal zal je per kwartaal aangifte te doen.
Betaaltermijn: Je klanten moeten weten binnen welke termijn de factuur betaald dient te worden. Vul hier het aantal dagen is dat je hanteert binnen hoeveel dagen je klanten moeten betalen (vaak is dit 14 of 30 dagen). Maak je met een klant specifieke afspraken? Geen probleem. Bij het opstellen van een verkoopfactuur dan je de betaaltermijn altijd aanpassen.
IBAN-nummer: De IBAN ontvang je van je bank en bevat naast het bankrekeningnummer de landcode, twee controlegetallen, de bankcode, gevolgd door 10 cijfers van je bankrekening (eventueel aangevuld met een 0 om tot 10 cijfers te komen). Om te voorkomen dat je een verkeerde IBAN op je factuur vermeldt, hebben we hier een check voor je ingebouwd. Een voorbeeld van een Nederlands IBAN is NL20INGB000123456789.
Opvolgnummer factuur: Een factuur dient een uniek factuurnummer te hebben. In Vixum wordt je nieuwe verkoopfactuur automatisch met het eerstvolgende factuurnummer voorzien. Heb je al verkoopfacturen verstuurd, vul dan het laatst gebruikte factuurnummer in. Heb je nog geen verkoopfacturen gestuurd, dan hoef je niets in te vullen.
Mail content van verkoopfacturen: Als je een verkoopfactuur per mail verstuurt, wil je niet steeds een bijbehorend mailtje te sturen. We hebben daarom al een sjabloon voor je gemaakt. Deze kan je naar eigen wensen aanpassen.

Agenda en opdrachtbeheer

In Vixum heb je de mogelijkheid om je opdrachten en afspraken vast te leggen in een agenda. Vanuit de registratie van de werkelijke uren worden de verkoopfacturen opgesteld. Je kan de agenda in Vixum koppelen aan je Apple iCloud, Outlook of Google agenda.

Hoeveel uur per week je gemiddeld wilt werken: Vul in hoeveel uur je gemiddeld per week wilt werken. Hiermee helpt Vixum om je agenda beter te beheersen.
Heb je vaste vrije dagen: Selecteer de dagen waarop je niet werkt, dus selecteer indien van toepassing ook de zaterdag en zondag.
Wat is je uurtarief: Wil hierin het standaardtarief per uur in. Het bedrag is exclusief btw. Je kan dit per opdracht aanpassen, maar dit voorkomt dat je per opdracht steeds hetzelfde uurtarief invult.
Wat is je kilometervergoeding: Wil hierin de standaard kilometervergoeding* per kilometer in. Het bedrag is exclusief btw. Je kan dit per opdracht aanpassen, maar dit voorkomt dat je per opdracht steeds hetzelfde kilometervergoeding invult.
Ontvang kopie van verkoopfactuur er mail: Wil je een mail met een kopie van de factuur welke wordt verstuurd dan kan je dit hier aangeven. Alle verstuurde verkoopfacturen zijn ook in je administratie op te nemen en opvraagbaar.
Mail content van afspraak bevestiging: als je een afspraak bevestiging per mail verstuurt, wil je niet steeds een bijbehorend mailtje te sturen. We hebben daarom al een sjabloon voor je gemaakt. Deze kan je naar eigen wensen aanpassen.

Waarom moet ik allemaal gegevens invullen bij gebruik van de agenda in Vixum?

Je plant de opdrachten in Vixum zodat je direct overzicht hebt over je beschikbare uren. Je legt de werkelijke uren per opdracht vast. Vixum stelt per opdracht een verkoopfactuur op voor de werkelijke uren tegen het vastgelegde uurtarief. Je hoeft dus niets dubbel te registreren. Het is een nieuwe manier van werken en in het begin is het best even wennen. Lees daarom ons artikel op de kennisbank over het goed gebruik van de agenda in Vixum. Het duurt maar een paar minuten, maar zorg voor een grote administratie lastenverlichting!

Moet ik de agenda in Vixum gebruiken?

Je hoeft deze agenda niet te gebruiken en je kan ook handmatig verkoopfacturen opstellen. Indien je de agenda in Vixum niet gebruikt dan vindt er ook geen registratie van je uren plaatst. Je dient dan zelf een aparte urenregistratie bij te houden.

Debiteurenbeheer

In Vixum heb je de mogelijkheid om eenvoudig of zelf geautomatiseerd een herinnering of aanmaning te versturen. Voor een goed debiteurenbeheer dien je daarom de volgende gegevens in te vullen:

Mollie Api Key (optioneel): hier leg je de betaallijst vanuit Mollie vast. Lees hier verder hoe je kan aanmelden voor Mollie en hoe je de iDeal link in Vixum vast legt.
Automatisch herinneringen naar je klanten versturen zodra de verlooptermijn is bereikt: Deze optie staat standaard op “nee”. Je kan hiervan alleen gebruik maken bij (1) een automatische bankkoppeling én (2) automatische koppeling van de bankmutaties met de openstaande facturen.
Verlooptermijn herinneringen en aanmaningen (in dagen) van de, eerste herinnering, de tweede herinnering, de eerste aanmaning en de tweede aanmaning: vul in na hoeveel dagen de herinnering of aanmaning moet worden verstuurd nadat de verkoopfactuur en vervolgens de eerste herinnering etc is verstuurd. Deze velden altijd invullen omdat ook onder “Facturen” dan ook de mogelijkheid hebt om direct een herinnering of aanmaning te vesturen.
Mail contants per herinnering en aanmaning: als je een herinnering of aanmaning per mail verstuurt, wil je niet steeds een bijbehorend mailtje te sturen. We hebben daarom al een sjabloon per type herinnering en aanmaning voor je gemaakt. Deze kan je naar eigen wensen aanpassen.
Mail content template voor een creditnota: als je een credit factuur per mail verstuurt, wil je niet steeds een bijbehorend mailtje te sturen. We hebben daarom al een sjabloon voor je gemaakt. Deze kan je naar eigen wensen aanpassen.

Vixum

Vixum helpt je bij het behouden van inzicht in je administratie door je wekelijks een mail te sturen over bijvoorbeeld nog niet gefactureerde uren, openstaande verkoopfacturen etc. Je hoeft niet in te loggen in Vixum om inzicht te hebben. Wil je hiervan gebruik maken beantwoord dan de vraag ‘Ontvang notificaties en rapportages per e-mail?’ met ‘Ja’.

Je kan hier ook je Vixum account opzetten of switchen naar een ander pakket.