Handmatig inlezen met MT-940 boekhoud exports

Handmatig inlezen van je bankafschriften

Bij het handmatig inlezen van je bankafschriften importeer je een MT940 bestand van je zakelijke bankrekening in Vixum. We leggen hieronder stap voor stap uit hoe dit werkt. Voordat we dit verder uitleggen, vertellen we eerst wat een MT-940 bestand is en hoe je dit vanuit je zakelijke bankrekening kan downloaden.

Wat is een MT940 bestand?

Een MT940 is een bestandsformaat om financiële gegevens te exporteren. Dit kan meestal alleen met een zakelijke bankrekening. In een MT940 bestand zijn, in een vast formaat, alle financiële banktransacties opgenomen over de periode welke je hebt geselecteerd. Het is dus niets anders van een elektronisch overzicht van je banktransacties.

Hoe kom ik aan een MT940 bestand?

Je kan bij elke (Nederlandse) bank een download maken van je bankmutaties. Een van de bestandsopties zijn ‘.swi’ bestanden (meestal staat er ook MT940). Deze kan je downloaden en vervolgens importeren in Vixum.

Op de websites van je bank vind je de instructie om een MT940 te downloaden. Wij hebben hieronder van een aantal banken alvast de instructie voor je opgenomen.

Hoe importeer je in Vixum een MT940 bestand?

Je hebt een MT-940 bestand geëxporteerd vanuit je zakelijke bankrekeningen en deze wil je nu inlezen in Vixum. Je doet dit door de volgende instructies te volgen:

Ga naar ‘Bank’ en vervolgens naar ‘Transacties uploaden’.
Selecteer het gedownloade MT940 bestand en druk op ‘Importeren’.
In twee eenvoudige standen zijn je bankafschriften ingelezen in de administratie.

Is er een risico als een periode selecteert welke je al eerder had ingelezen?

Nee, de upload wordt geblokkeerd zodra er overlap in de data van een eerder import zit. Je kan dus niet twee keer dezelfde dagen/transacties uploaden.

Kan je een ingelezen bestand verwijderen?

Een geüpload MT940 bestand kan niet worden verwijderd.

Eerste keer inlezen van je bankafschriften

Lees je voor de eerste keer je bankafschrift in, dan dien je eenmalig ook het saldo van je zakelijke bankrekening in te vullen. Je doet dit door de volgende instructies te volgen:

Ga naar ‘Bank’ en vervolgens naar ‘Bankrekening’.
Vul onderstaande gegevens in bij Handmatige bankrekening en druk op Toevoegen.
1. Ternaamstelling bank: Bijvoorbeeld “Betaalrekening <naam van de bank>”. Je ziet deze omschrijving in je administratie.
2. IBAN nummer: Het nummer van je zakelijk bankrekening bestaande uit 16 tekens: 2 letters voor de landcode (‘NL’), 2 controlegetallen, de bankcode, gevolgd door 10 cijfers van je bankrekening (eventueel aangevuld met een 0 om tot 10 cijfers te komen). Een voorbeeld van een Nederlands IBAN is NL20INGB000123456789.
3. Korte omschrijving: Sommige banken hanteren voor een betaal- en spaarrekening geen apart IBAN-nummer. Je kan dan in dit veld aangeven wat de betaalrekening en wat de spaarrekening is.
Selecteer het gedownloade MT940.
Vul het huidige saldo van je zakelijke rekening is. Lees je van 14 oktober 2022 voor het eerst een MT940 bestand, vul dan het banksaldo van 14 oktober 2022 in. Zelf ervoor de periode van het MT940 bestand ook eindigt met 14 oktober 2022.
Druk op ‘Uploaden’.