Nieuwe inkoop verwerken

Nieuwe inkoop

Voor het invoeren van een inkoopfactuur, volg je de volgende instructies:

• Ga naar ‘Inkoop’ en druk vervolgens nogmaals op ‘Inkoop’.
• Kies Bestand, je hebt de volgende opties op een factuur of bonnetje te selecteren:
  • Blader: de factuur (bijv. in pdf) is opgeslagen op je PC of telefoon;
  • Fotobibliotheek: je had al een foto gemaakt van het bonnetje*; en
  • Maak foto of neem video op: maak direct een foto van je factuur*
  • Ik heb geen bon/factuur: gebruik deze optie alleen indien je geen factuur of bon meer hebt
• De gegevens van de factuur zullen door de scan & herken functie al grotendeels voor je ingevuld zijn. Je kan elk veld aanpassen. De velden houden het volgende in:
  • Factuur: de datum op de inkoopfactuur
  • Nieuwe contact: naam van de leverancier
  • Kostensoort: Vixum doet een voorstel waarop je de kosten wilt boekt. Lees hier wat elk kostensoort inhoud en wat het verschil is tussen een kosten en investeringen.
  • Factuurnummer: het factuurnummer op de inkoopfactuur
  • Totaal bedrag (exclusief btw): het bedrag zonder btw
  • Btw 9%: het btw bedrag vallend onder de 9%
  • Btw 21%: het btw bedrag vallend onder de 21%

• Druk op opslaan en je factuur is verwerkt in de administratie

* Optie is alleen beschikbaar via een smartphone

Kan ik één factuur op meerdere kostensoorten administreren?

Een factuur kan betrekking op één of meerdere kostensoorten. Bijvoorbeeld een factuur van € 100 exclusief btw heeft voor € 60 betrekking op kantoorkosten en voor € 40 betrekking op administratiekosten. Bij ‘Kostensoort’ selecteer je dan beide kostensoorten. Vervolgens kan je het juiste bedrag per kostensoort invullen.

Ik ben mijn bonnetje kwijt wat nu?

Heb je geen factuur of bonnetje of ben je deze kwijt geraakt dan wil je de betaling wel in de administratie verwerkt hebben. Je verwerkt deze betaling dan vanuit je de verwerking van de bankafschriften, zie ‘Transactie zonder inkoop- en verkoopfactuur’.

Let op: ben je de factuur kwijt en je bent btw-plichtig, dan registreer je de betaling inclusief btw op het betreffende kostensoort. Je kan dus niet de btw op deze inkoop terugvorderen.

Ik heb de inkoopfactuur onjuist ingevoerd

Je kan een onjuiste factuur altijd corrigeren.

Indien de inkoopfactuur nog niet is gekoppeld aan een bankbetaling, open je de factuur onder ‘Inkoop’ door op de factuurregel te klikken. Je kan dan de factuur aanpassen en vervolgens opslaan.

Indien de inkoopfactuur wel is gekoppeld aan een bankbetaling, open je de factuur ook onder ‘Inkoop’ door op de factuurregel te klikken. Je dient dan de factuur te ‘verwijderen’ en vervolgens opnieuw te registreren.

De inkoopfactuur is betaald, maar er is een betalingsverschil

Het kan voorkomen dat je een factuur hebt betaald voor een ander bedrag dan op de inkoopfactuur staat. Dit kan komen door afronden (€0,01), betalingskorting, een foutieve betaling of foutieve invoer van de inkoopfactuur. Je dient dan het volgende te doen:

• Afrondingsverschil: pending
• Betalingsverschil: pending
• Foutieve betaling: heb je te weinig betaald, kan betaal je het resterende bedrag. Heb je te veel betaald, vraag dan je toeleverancier om het te veel betaalde bedrag terug te storten. Zie ‘Hoe registreer je een inkoopfactuur welke in deelbetalingen wordt betaald?’ hoe je meerdere banktransacties aan één inkoopfactuur koppelt.
• Foutieve invoer inkoopfactuur: Je dient de registratie van de inkoopfactuur te corrigeren of de inkoopfactuur te verwijderen en opnieuw te registreren, zie ‘Ik heb de inkoopfactuur onjuist ingevoerd